Opslagcapaciteit als beoordelingscriterium in een offerte

Het lijkt een makkelijke manier om offertes van diverse leveranciers van archiefinrichting onderling te vergelijken: De gerealiseerde opslagcapaciteit per leverancier. Het biedt ook een aardig handvat om de prijzen te vergelijken: Deel de aanbiedingsprijs door de opslagcapaciteit en je krijgt de offerteprijs per strekkende meter archief.

Maar, let op, ondanks de ogenschijnlijke duidelijkheid van het gehanteerde criterium kan de opslagcapaciteit op meerdere manieren berekend worden met verschillende uitkomsten als gevolg.

Voorbeeld van mogelijk berekeningen van de opslagcapaciteit:

Een rek van 6x een meter, enkelzijdig, met 6 vakken voor ordners en een topbord

  • Capaciteitsberekening 1 : 1 rek x 6 rekdelen x 1 meter lengte per rekdeel x 6 vakken geeft een capaciteit van 36 meter
  • Capaciteitsberekening 2: hetzelfde rek heeft een buitenmaat van 6,03 meter. 6,03 x 6 vakken geeft een capaciteit van 36,18 meter
  • Capaciteitsberekening 3: Als berekening 1, echter het topbord wordt in de capaciteit meegenomen, dus 7 legborden in plaats van 6 vakken geeft een capaciteit van 42 meter
  • Capaciteitsberekening 4: De nuttig beschikbare lengte op een rek van 1 meter bedraagt ca. 97 centimeter. 1 rek x 6 rekdelen x 6 vakken à 0,97 m1 geeft 34,92 meter nuttige opslagcapaciteit

Hetzelfde rek, 4 verschillende capaciteiten, met een afwijking tussen de hoogste en laagste van 20%

De juiste methode?

Voor u is de nuttige opslagcapaciteit van belang. Het topbord is bedoeld als topbord en niet als opslaglocatie. Anders had u de rekken wel hoger voorgeschreven in uw bestek

De enige ´juiste´ methode is in alle gevallen te rekenen met de nuttig beschikbare opslagcapaciteit waarbij de topborden niet meegerekend zijn.

Houdt u hiermee geen rekening dan kunt u zomaar te duur uit zijn, of in de praktijk minder opslagcapaciteit hebben volgens uw eigen definitie, dan volgens de definitie van de leverancier aangeboden leek te zijn.

Kan het nog beter?

Indien er in uw archief maar één soort archivalia wordt opgeslagen (Alleen maar ordners of archiefdozen) dan kan het nuttig zijn de aanbieders de opslagcapaciteit in ordners of in archiefdozen te laten berekenen.

Voorbeeld:

  • Leverancier 1:  Hanteert een rekmaat van 1200 mm, met een nettolengte van het legbord van 1170 mm
  • Leverancier 2: hanteert een rekmaat van 1240 mm met een nettolengte van het legbord van 1210 mm.

U maakt gebruik van de Amsterdamse archiefdoos met dan is de totale breedte (buitenmaat!) inclusief deksel etc. 118/119 mm. In dat geval passen er op het legbord van leverancier 1 : 9 archiefdozen en op het legbord van leverancier 2 : 10 stuks.

Een lengteverschil van 3,4% levert een verschil in opslagcapaciteit voor dozen op van 11,1%

Het is dus een kwestie van vooraf de juiste uitgangspunten opstellen en bij de beoordeling te weten wat belangrijk is voor uw archiefruimte.

Het opstellen van de juiste uitgangspunten begint bij het inventariseren van de archiefstukken die opgeborgen moeten worden.  Maak een overzicht van de aantallen, de maatvoering en de gemiddelde gewichten. Extrapoleer dat eventueel naar de toekomst en stel dat overzicht ter beschikking aan uw leverancier met het verzoek een oplossing te offreren om dat op te bergen.